Поштовани,

Текст који је пред Вама  је покушај да Вам се овим новим начином међусобне комуникације обратимо и у извесној мери помогнемо да архива организације у којој радите буде у добром стању.

Основни пропис који регулише ову материју је Закон о културним добрима (Сл. гласник РС бр 71/94). Закон од сваког правног лица у чијем раду настаје архивска грађа и документарни материјал изричито тражи следеће:

 

  1. да општим правним актом (Правилником) регулише канцеларијско пословање и да пропише рокове чувања за појединачне категорије – врсте докумената које ствара својим радом. Листа којом се прописују рокови чувања је у ствари анекс уз Правилник о канцеларијском пословању.

    У посебном фолдеру нудимо вам један примерак Листе – образац на основу којег можете саставити сопствену листу, као и примерак Правилника о канцеларијском пословању који можете кориговати и прилагодити својим потребама и тако израдити сопствени Правилник.

    Вашу Листу категорија са роковима чувања регистратурског материјала (то јој је пун назив) у једном примерку достављате надлежном архиву ( у Вашем случају: Историјски архив Бела Црква, 1. октобар 40, 26340 Бела Црква) и можете је примењивати након што од Архива добијете повратну информацију: Сагласност на листу категорија у писменој форми.

  2. сваки стваралац архивске грађе дужан је да води евиденцију о архивској грађи. За ову евиденцију најподеснији је образац архивске књиге. Архивска књига купује се у књижарама (обично је књижари не држе на лагеру, али је могу наручити). Кликом на линк.......... добијате  образац са упутством како се попуњава – како се води ова евиденција. Уколико не можете пронаћи архивску књигу у књижарама, можете искористити образац који смо Вам понудили.

  3. сваке године обавља се такозвано  излучивање – односно одабирање безвредног регистратурског материјала којем су рокови чувања протекли и његово уништавање по посебној процедури (коју ћемо у даљем тексту описати).

Редовним излучивањем ослобађате себе баласта чувања непотребне хартије, избегавате гужву у архиви и по ормарима у радним просторијама, а себи омогућавате да  документа која Вам заиста требају много брже и лакше пронађете у сређеној архиви него у претрпаној просторији где често до жељеног регистратора не можете ни да допрете.

Када приступите излучивању обавезно направите списак – попис документације која је непотребна и којој су рокови чувања протекли па желите да их баците. Овај попис потписује трочлана комисија и он служи као записник о излучивању који достављате Архиву у Белој Цркви. У посебном фолдеру нудимо Вам образац који можете искористити приликом излучивања.

Архив Вам решењем даје сагласност на тај попис (или ставља примедбу и тим решењем са понуђеног пописа изузима одређене категорије, а на остале даје сагласност). На тај начин – двоструком  контролом – умањује се могућност да се грешком побацају и документа које треба сачувати.

Тек по добијању решења можете тај део архиве са списка уништити – предајом отпаду или на други подесан начин. Регистраторе можете испразнити, прелепити етикете и поново их користити...

Излучивање се може обављати једном, али и у више наврата у току године, парцијално, уколико то околности изискују.

ПАЖЊА: кршење ове процедуре представља прекршај по члану 131. Закона и Архив по службеној дужности покреће прекршајни поступак против правног лица и одговорног лица у правном лицу. Документација се не сме бацати без пописа и решења надлежног архива!

 

СРЕЂИВАЊЕ АРХИВЕ И ЊЕНО ОДРЖАВАЊЕ

Најпожељније решење за смештај архиве је да у оквиру пословне зграде постоји посебна просторија која би служила као архивски депо. Наравно, уколико то не можете себи да приуштите, морате тражити подесно решење у оквиру задате ситуације. У сваком случају: ПРОСТОРИЈА У КОЈОЈ ЈЕ СМЕШТЕНА АРХИВА МОРА БИТИ СУВА И ЧИСТА! Тавани и подруми апсолутно су неподесни за ту сврху. Осветљење, макар вештачко, мора постојати у таквој просторији. Ако просторија има прозоре, згодно је да имају и платнени застор или ролетну (натписи избледе на сунчевом светлу). Приступ улазу у депо треба да је такав да омогући нормално манипулисање архивом макар просечно спретном службенику (никако са мердевина, неограђених платформи и слично). Проветравање депоа се обавља повремено, дезинфекција и дератизација по потреби.

Опрема за депо подразумева полице, евентуално радни сто и противпожарни апарат. Размак између регала са полицама треба да је довољно широк да се може комотно пролазити. Избегавајте да у полице ређате два реда регистратора, један иза другог. Ако је регал двострани, поставите га на средину да му можете прићи са обе стране. Тако ћете имати бољи преглед, лакше проналазити тражени документ и биће вам мање тешко да га након коришћења вратите на његово место (a враћање је услов да архива заиста служи својој сврси).   

Сређивање архиве је посао који се може обавити на више начина, а описаћемо најједноставнији и најбржи, практично, пречицу до циља. Иако се излучивање по правилу ради из већ сређене архиве, уобичајено се оно врши или пре сређивања или у току сређивања. Тако се ослобађа физички простор у депоу за грађу која ће остати на чувању и смањује обим архиве која ће се сређивати. Безвредна документа којима је рок чувања протекао износе се из депоа, упоредо се врши попис те документације. Образац на коме вршите попис приложили смо (кликни на линк ......), а попис у рукопису касније прекуцате (у Word или Excel програму – понудили смо оба) и доставите Историјском архиву на сагласност.

Архиву коју остављате за чување ређате у полице, и то по следећим правилима:

  • ако имате више регала,  почињете од првог регала лево од врата депоа
  • из горњег левог угла ређа се најстарија документација, па се године нижу по редоследу према млађим годиштима, на исти начин на који читамо неки текст

у оквиру године документацију разврставамо према секторима (организационим јединицама – нпр: правна служба, рачуноводство и књиговодство, комерцијала, производња...)